17 rad jak ušetřit čas

V dnešní uspěchané době máme všichni na spěch. Dám vám pár rad, kde vzít čas, když máte „jen“ 24 hodin z kterých byste ideálně 7-8 prospat. Poradím vám jak naložit s časem a jak optimálně plánovat.

  1. Určete si priority

Brouzdání po internetu, odkládání úkolů, prokrastinace, denní snění bez cílů a hlavně bez činů = promarněný čas. Jasně si ujasněte, co je pro vás důležité. Pomůže vám to s plněním vašich úkolů.

  1. Tři základní pilíře

Spěte dostatečně, cvičte pravidelně a jezte zdravě. Jsou to nejdůležitější činnosti dne, díky kterým se můžete cítit odpočatí, soustředění a motivovaní k dalším aktivitám.

  1. Pravidlo 2 minut

Tohle pravidlo dodržuji už několik let. Pokud vám nějaká činnost zabere méně než dvě minuty, udělejte ji hned, neodkládejte ji. Jakmile ji odložíte, bude se vynořovat a budete na ni neustále myslet. Zbytečně vám zaměstná mysl a bude vám ve finále trvat mnohem déle.

  1. Pravidlo 5 minut

Nemáte nějakou činnost rádi? Nechce se vám do ní? Může jít o cokoli o vysávání, úklid nebo odpovídání mailů. Přemluvte se ji vykonávat jen pět minut. Je to přijatelné i pro největšího lenocha (jako jsem já) a je to i dostatečná doba na to, aby vás daná aktivita pohltila. Budete se jí věnovat mnohem déle nebo ji dokonce dokončíte.

  1. Účinný sebe kontrolní mechanismus

Je to velmi banální. Chcete-li být v něčem opravdu dobří, dělejte to denně. (Ano i o svátcích jako jsou Velikonoce, Vánoce a další svátky.)

  1. Malé rituály

Nestíháte ráno? Projděte si podrobně vše, co je potřeba udělat i ty, které do plánů normálně nezahrnujete. Uvařit čaj, uklidit po snídani, připravit oběd do práce. Zkuste si věci zautomatizovat, aby vám zabraly co nejméně času.

  1. Diář, notýsek nebo to-do aplikace

Datumy splatnosti, termíny dokončení projektu, víkendový nákupní seznam nebo deadline na odpovědi na maily? To není v moci ani největšího génia. Naopak profíci z time managementu se shodují, že všechny úkoly patří na nějaký seznam ať na ně nemusíte neustále myslet. Doporučuji si vybrat jeden to-do seznam. Samotné plánování může zabrat dost času.

  1. Plánování v klidu

Ano nalijme si čistého vína, je třeba disciplíny. Každý den v určitý čas. Třeba u ranní kávy nebo večer u čaje, hlavně mějte klid a naplánujte si následující den. Odstraňte úkoly, které již máte vyřešené a stanovte si priority, co je důležité a co může ještě počkat. Oceníte to.

  1. Timeboxing

Rozumějte rámování konkrétních činností, které vyžadují více času a soustředění. Například potřebujete dát dohromady důležitý e-mail, který vám zabere minimálně stránku – vyhraďte si na ni hodinu nebo dvě a během tohoto času nedělejte nic jiného: ztlumte si mobil, nereagujte na e-maily nebo sociální sítě a opravdu se soustřeďte jen na to, co máte udělat. Hodina bez sociálních sítí vás nezabije a ještě budete mít za sebou kus práce.

  1. Sluchátka jako záchrana

Pro mě jsou sluchátka záchytný bod. Takový ostrůvek, když se potřebuju soustředit. Není ani třeba poslouchat hudbu, ale když kolegové uvidí, že máte sluchátka, nebudou vyrušovat kvůli drobnostem, které mohou počkat.

  1. E-mailové zahlcení

Měli byste je kontrolovat 3x denně. Ne hned, jak se probudíte ani před spaním (osvícení monitoru či displeje vám může zbytečně narušit spánek). Nevěnujte se jim ani průběžně po celý den v momentě, kdy si na ně vzpomenete. Jde většinou jen o únik od nějakých důležitějších úkolů. Ideální je kontrolovat schránku třikrát denně – ráno po příchodu do práce, v půli pracovní doby a 30 min před odchodem domů.

  1. Nebuďte vždy na telefonu

Nemusíte být vždy k zastižení. Když potřebujete plné soustředění, stačí telefon ztlumit a otočit displejem dolu. Vždy můžete zavolat zpět. Pokud potřebujete rozlišit důležité zprávy, třeba kvůli dětem, pořiďte si chytré hodinky. Dají se sehnat za rozumnou cenu.

  1. Dopolední výzva

V momentě, kdy děláte seznam úkolů na další den, hned vidíte, které úkoly jsou důležité či neodkladné. Ty zpracujte ráno nebo dopoledne, kdy jste čerství a odpočatí. Energie postupem dne klesá a není nic horšího, než táhnout složité úkoly celý den a neustále na ně myslet.

  1. Rozhodovací schopnosti

Občas se stane, že máte tendenci k prokrastinaci a to proto, že se vám nechce do rozhodování. Obavy z toho že si vybereme z množství možností, uděláme chybu. Otálení s rozhodováním vede k odkládání věcí, jejich zapomínání nebo k řešením na poslední chvíli. Doporučuji změnit myšlení z „promyslím to“ na „rozhodnuto“. Nečekejte na dokonalé řešení. Rozhodněte se a jeďte dál.

  1. Naučte se říkat ne

V dnešní uspěchané době plné reklamožroutů a špatných zpráv a propagujících článků, které na vás útočí ze všech stran. Proto nakládejte s časem jako s penězi, tedy opatrně. Projděte sociální sítě, maily a další a skryjte vše, co nestojí za vaši pozornost. Zdvořile odmítejte pozvánky a schůzky, na které se vám nechce. Není dobré automaticky kývat na každou výzvu nebo úkol, který se objeví. A když už nevíte kudy kam, předstírejte, že jste pro danou věc málo kompetentní.

  1. Produktivita vždy a všude, ale ne za každou cenu

Každý se občas chce jen tak zakoukat „do blba“ a nic nedělat. Na tom není nic špatného. Když ale čekáte na tramvaj, sedíte v metru nebo se přesunujete z místa na místo můžete třeba stihnout nějaký mini úkol – jako třeba vyházet staré účtenky, z kapes papírové kapesníky nebo si promazat fotky v mobilu či vyřešit krátký hovor.

Sladká tečka:

  1. Nedělejte nic

Zdá se vám to jako hloupost? Není! V době chytrých mobilů a technologií, které neodkládáme skoro nikdy se situace mění. Tedy nedělat VĚDOMĚ vůbec nic je v dnešní době potřebný luxus každého z nás, které bychom si měli vážit. Proč? Tato aktivita dokáže nakopnout naši kreativitu, produktivitu a pomůže nám se zase na chvíli soustředit na důležité úkoly dne.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *